Sức mạnh của giao tiếp trong công việc

Bạn đã từng tranh luận gay gắt với đồng nghiệp nhưng công việc vẫn không được giải quyết? Công việc trì trệ vì bạn không biết làm thế nào tìm được sự giúp đỡ cho những khúc mắc của mình? Bạn cũng từng chật vật không biết làm thế nào để hoà nhập với một môi trường mới, với đội nhóm của bạn… Bạn đã bao giờ băn khoăn nguyên nhân của những vấn đề này là từ đâu không? Cá nhân tôi nhận thấy rằng mọi vấn đề này đều xuất phát từ việc chúng ta đang thiếu kinh nghiệm và kĩ năng trong giao tiếp. Vậy kĩ năng giao tiếp là gì và vì sao nó lại quan trọng ở môi trường làm việc. Hãy cùng nhau tìm hiểu nhé!

Kĩ năng giao tiếp là gì?

Tôi nghĩ rằng chúng ta đều nắm rõ tầm quan trọng tầm quan trọng của việc giao tiếp trong công việc. Định nghĩa nhanh thì kĩ năng giao tiếp là sự trao đổi thông tin giữa các các đồng nghiệp với nhau, hay cá nhân nhân viên với các nhóm, tổ chức. Có rất nhiều hình thức giao tiếp như giao tiếp trực tiếp mặt đối mặt, giao tiếp gián tiếp thông qua các hình thức sử dụng các công cụ chat hỗ trợ.

Giao tiếp hiệu quả là một kĩ năng cần thiết để tiếp cận và thu thập những thông tin quan trọng, thứ mà giúp cho chúng ta làm việc hiệu quả hơn, và giúp tổ chức phát triển hơn. Giao tiếp tốt cũng giúp chúng ta xây dựng một môi trường làm việc mang nhiều tính tích cực.

Vì sao giao tiếp tốt nâng cao hiệu quả công việc?

Một số chỉ số được đưa ra trong cuộc khảo sát của Expert Market trong năm 2024 chỉ ra rằng 86% nhân viên cho rằng thiếu sự cộng tác và giao tiếp hiệu quả là nguyên nhân chính gây ra sự thiếu hiệu quả tại nơi làm việc. 97% nhân viên tin rằng giao tiếp ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của họ mỗi ngày. Khi nhân viên được cung cấp công nghệ và kĩ năng giao tiếp tốt hơn, năng suất có thể tăng tới 30%.

28% nhân viên cho rằng giao tiếp kém là lý do khiến họ không thể hoàn thành công việc đúng hạn. Cũng theo báo cáo, giao tiếp kém tại nơi làm việc khiến mỗi nhân viên mất 7,47 giờ làm việc mỗi tuần. Đối với một nhân viên trung bình, có mức lương là 66.976 đô la, thì chi phí chìm là 12.506 đô la cho mỗi nhân viên mỗi năm. Đối với toàn bộ thị trường, những khoản lỗ này ước tính vào khoảng 37 tỷ đô la mỗi năm.

Thông qua nghiên cứu này, chúng ta cũng phần nào thấy được rằng giao tiếp thiếu hiệu quả sẽ ảnh hưởng như thế nào đến công việc.

Để cụ thể hoá vấn đề này, tôi sẽ đưa ra một ví dụ của chính bản thân mình tới các bạn. 

Những ngày đầu bước chân vào BraveBits và tiếp nhận công việc từ dự án mới, tôi cũng gặp không ít những khó khăn và một phần khó khăn đó xuất phát từ việc thiếu ăn ý trong giao tiếp. Tôi và Mai (PO dự án) là hai người làm việc với nhau nhiều nhất, tuy nhiên chúng tôi đều là những người có tính cách thẳng thắn và có phần nóng nảy, cộng thêm các yếu tố tác động xung quanh đã ảnh hưởng không nhỏ đến sự hợp tác của chúng tôi. 

Đến một thời điểm khi xung đột được đẩy lên cao, chúng tôi nhận ra rằng chúng tôi cần một cuộc nói chuyện cho vấn đề này. Sau cuộc nói chuyện kéo dài gần hai tiếng, tôi và Mai bắt đầu hiểu tư duy của nhau hơn, mọi thứ dần dần được rõ ràng. Chúng tôi nhận ra rằng, chúng tôi đều đang có chiều hướng để cảm xúc tham gia vào quá nhiều khi giải quyết công việc, bên cạnh đó, chúng tôi cũng chưa nhìn vào vị trí của nhau để có những thông cảm và thấu hiểu.

Cuộc trao đổi cũng đã giúp chúng tôi tìm ra giải pháp để xử lý những vấn đề đang tồn đọng. Chúng tôi bắt đầu bằng việc điều chỉnh giọng nói và thái độ khi trao đổi với nhau, kiên nhẫn hơn khi trao đổi, và tìm hiểu rất kĩ mọi thứ trước khi đưa ra một ý kiến nào đó để thuyết phục người còn lại. Nhờ những nhìn nhận, sửa đổi nhanh và tiến bộ trong việc giao tiếp mà công việc của chúng tôi được đẩy nhanh hơn rất nhiều, xung đột về ý kiến vẫn có nhưng nó được giải quyết trong tư tưởng cùng nhau tìm đến phương án tốt nhất và phù hợp nhất cho tình huống hiện tại.

Vậy những yếu tố nào giúp chúng tôi vượt qua được giai đoạn khó khăn đó? 

Nhận ra điểm sai, xin lỗi một cách ngắn ngọn và chủ động

Câu đầu tiên chúng tôi nói với nhau trong cuộc họp đó là lời xin lỗi và tự mỗi người đều nói ra cái sai của mình, sau đó là những trao đổi nhìn nhận những vấn đề chưa đúng của cả hai trong công việc, lọc lại tất cả vấn đề gì chưa tốt trong cả giao tiếp lẫn công việc, và lên phương án để cải thiện những vấn đề đó. Tất cả những đúc rút có được trong buổi trao đổi hôm đó đã mang lại những kết quả rất khả quan cho công việc chung, chúng tôi cùng nhau đưa ra được nhiều ý tưởng và phương pháp triển khai phù hợp hơn cho dự án.

Việc khởi đầu bằng lời xin lỗi một cách chủ động và chân thành sẽ khiến cho cuộc trò chuyện trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, chúng ta sẽ chủ động hơn trong việc chia sẻ và nhìn nhận ra các vấn đề của mình và người đối diện. BIẾT SỬA SAI, NHẤT ĐỊNH SẼ CHIẾN THẮNG

Luôn cố gắng hiểu cho vị trí và trách nhiệm của đồng nghiệp. 

Hiểu về vị trí và trách nhiệm của đồng nghiệp cũng dễ dàng giúp bạn có cái nhìn “rộng lượng” hơn. Khi bạn hiểu về vai trò và nhiệm vụ của họ trong dự án, những trách nhiệm mà họ đang phải mang với sản phẩm và với công ty từ đó kết hợp với những trách nhiệm của bạn trong công việc bạn sẽ bắt đầu cân đo được những phần công việc bạn cần tranh luận tới cùng, và những phần công việc bạn sẽ cần phải theo nghe theo đồng nghiệp của mình.

Sau cuộc nói chuyện đó tôi và Mai vẫn có những xung đột, nhưng những xung đột đó dù có cao điểm đến đâu thì cũng sẽ kết thúc bằng việc suy ngẫm lại vấn đề, sau đó nhìn nhận lại trách nhiệm và vị trí của nhau để cùng đưa ra phương án phù hợp nhất.

Tôi có đọc được một câu nói của Khổng Tử: “Cao thì có thể thấp đi một chút, đầy thì có thể vơi đi một chút, giàu thì có thể nghèo đi một chút, thông minh thì khờ khạo đi một chút, dũng cảm thì hèn nhát đi một chút…”. Điều này có nghĩa là chúng ta cần phải tự điều chỉnh chính mình trong từng tình huống. Đối với cả các tình huống giao tiếp cũng vậy, khi bạn tỏ ra tôn trọng người khác, nhìn vào vị trí, công việc và trách nhiệm của họ để có sự cảm thông hơn thì bản thân bạn cũng sẽ được tôn trọng, các cuộc trò chuyện đương nhiên sẽ thuận lợi và mang lại kết quả tốt đẹp.

Thành công bắt đầu từ lắng nghe. 

Từ câu chuyện của tôi và Mai khiến tôi nhớ lại những điều tôi đã học được trước khi về BraveBits. Trước đó, tôi có một vị sếp người Nhật, người mà tôi học hỏi được rất nhiều bài học giá trị từ ông. Một trong những bài học đó là sự lắng nghe. 

Trong tất cả các cuộc họp, tôi thấy ông đều rất kiên nhẫn lắng nghe mọi người, tôi nhớ một lần tôi đã rất bức xúc với các bạn dev. Tôi đặt một cuộc họp với ông, trong buổi họp đó tôi đã nói rất nhiều với tông giọng rất tức giận và khó chịu. Ông vẫn kiên nhẫn ngồi nghe tôi nói từ đầu đến cuối tận mười lăm phút, sau khi tôi dừng lại ông đưa cho tôi cốc nước và bảo tôi uống. Sau đó tôi ông bảo tôi “Tôi biết bạn đang rất tức giận, tôi cảm nhận được sự tức giận đó khi bạn nói, trong âm điệu của bạn. Hãy bình tĩnh lại một chút và tôi sẽ cùng bạn tìm cách giải quyết”. Sau đó chúng tôi đã cùng trao đổi, ông không bỏ xót bất kì chi tiết nào trong cuộc trao đổi của tôi. Tất cả các điều ông đưa ra đều giúp tôi giải quyết được các tình huống tôi đang gặp phải.

Trong một tình huống khác tôi từng chứng kiến tại một cuộc một buổi họp, khi các nhân viên có cuộc tranh luận gay gắt. Ông ngồi im lặng, lắng nghe và ghi chép. Sau một tiếng cuộc tranh luận kết thúc và không đạt được kết quả nào, mọi người quay sang ông để bắt đầu ý kiến. Ông tiếp tục lắng nghe các ý kiến đó. Sau khi những lời phàn nàn kết thúc ông nhìn mọi người, câu đầu tiên ông nói là câu xin lỗi, ông nói rằng việc dẫn đến mâu thuẫn như hiện tại là thể hiện cho việc quy trình làm việc của các team đang có vấn đề và điều này là lỗi của ông. Sau đó ông cảm ơn các team vì những nỗ lực, tất cả các ý tranh luận của team ông đã nắm được và sẽ dành thời gian suy nghĩ, đưa ra phương án cho mọi người nhưng không phải hiện tại. Lý do ông đưa ra là vì mọi người đang có cái đầu nóng, nên sự lắng nghe của mọi người khi đó sẽ không chính xác. Ông sẽ đưa ra phương pháp trong một cuộc họp khác khi đó mọi thứ sẽ hiệu quả hơn.

Ông thường nói với tôi rằng lắng nghe là bước đầu tiên để đạt được thành công, điều này chắc ai cũng biết nhưng để thực hiện được nó thì không dễ chút nào. Ông mong muốn tôi hãy kiên nhẫn hơn, ngồi xuống và lắng nghe thay vì phản hồi luôn. 

Tôi biết bản thân mình vẫn là người chưa lắng nghe đủ giỏi, thế nên ở độ tuổi này tôi vẫn cố gắng luyện tập nó mỗi ngày. Cố gắng quản lý hành động, tâm trí của mình để nó học cách lắng nghe, điều này thực sự giúp tôi nắm bắt được các vấn đề một cách sâu rộng hơn, từ đó có những hướng giải quyết hiệu quả cho chính bản thân tôi, cũng như công việc của tôi. 

Vận dụng ngôn ngữ ngắn ngọn, xúc tích, và chính xác

Tôi thường viết tốt hơn nói do sự hạn chế trong việc truyền đạt bằng lời, gây khó khăn khi truyền tải ý tưởng một cách rõ ràng.

Trước đây, tôi lo lắng khi thấy phản ứng tiêu cực từ người nghe, điều này làm giảm sự tự tin và khiến tôi trở nên bối rối vì biết rằng mình đang lạc trọng tâm hoặc nói quá dài dòng.

Sau khi tìm hiểu và áp dụng nhiều phương pháp, tôi đã tiến bộ rõ rệt. Một cách tôi thường áp dụng là thu thập và phân tích thông tin trước khi trao đổi. Tôi tập trung vào các điểm chính, sử dụng ngôn ngữ ngắn gọn, chính xác để đảm bảo hiệu quả truyền đạt.

Phương pháp này giúp tôi tự tin hơn, bài trình bày rõ ràng và hiệu quả hơn. Khi tự tin, tôi không còn bị ảnh hưởng bởi phản ứng tiêu cực, thay vào đó, tôi coi đó là tín hiệu cần điều chỉnh hướng đi của mình.

Chất lượng của giao tiếp tạo ra một đội ngũ làm việc hiệu quả

Cũng theo nghiên cứu của Expert Market việc cải thiện giao tiếp nội bộ có thể cải thiện năng suất của tổ chức tới 25%. Giao tiếp kém đang ảnh hưởng đến lòng tin của 45% nhân viên. Điều này chứng minh sự hữu ích của kĩ năng giao tiếp trong việc tăng cao năng xuất làm việc của đội nhóm.

Tầm quan trọng của làm việc nhóm

C.Gene Wilkes đã viết trong cuốn sách Jesus on Leadership rằng sức mạng của tập thể không chỉ thể hiện rõ trong giới kinh doanh ngày nay, mà nó đã có lịch sử từ thời cổ đại. Một cá nhân sáng chói cũng không thể mang lại sự thành công cho cả một tập thể.

Và để có một tập thể hiệu quả thì kỹ năng giao tiếp là điều cần thiết để giải quyết các thách thức trong một nhóm nói riêng và trong công sở nói chung. Chúng giúp chúng ta xây dựng đội ngũ vững mạnh hơn, giải quyết xung đột, nâng cao năng suất và phát triển cả về mặt cá nhân lẫn chuyên môn. 

Vậy làm thế nào để sự giao tiếp giữa các thành viên giúp nhóm hoạt động hiệu quả?

Hãy cùng nhau bắt đầu từ cụm “Ý thức cộng đồng”, Ý thức cộng động là trạng thái mà các thành viên thông qua giao tiếp trở nên gắn bó với nhau và tạo cho nhau cảm giác đoàn kết hoà hợp. 

Yếu tố để tạo nên thành công của trạng thái này là sự trao đổi giữa các thành viên phải dựa trên nền tảng trung thực, tin tưởng và thấu hiểu. Nếu không hoạt động giao tiếp sẽ trở nên kém hiệu quả bởi sự mất niềm tin. 

Trước đây, khi tham gia một khoá học BA cơ bản, tôi may mắn được cô giáo chia sẻ qua về kĩ năng giao tiếp khi làm việc cùng một đội ngũ xây dựng sản phẩm như sau: “Các bạn cần phải có niềm tin vào đồng đội của mình, hãy luôn lắng nghe ý kiến của họ và ngược lại hãy đóng góp tới họ những gì bạn biến, phân tích những tình huống cụ thể nhất để cùng nhau xây dựng nên một sản phẩm với nhiều tính năng hữu ích cho người dùng. Sự hiểu biết của một cá nhân không đủ để làm nên một sản phẩm thành công, một sản phẩm thành công sẽ dựa trên sự tổng hoà của tất cả nguồn lực”. 

Hãy nghĩ xem khi bạn ngồi viết ra một tính năng nhưng bạn lại bỏ qua phần tham khảo từ các team như thiết kế hay team kĩ thuật… thì sản phẩm của bạn rất có thể sẽ thiếu tính thực tế để triển khai và không tiếp cận đúng mục tiêu người dùng.

Cùng nhau xây dựng một môi trường làm việc thân thiện nơi cùng nhau học hỏi, chia sẻ và chấp nhận những điều còn thiếu sót

Thời điểm khi chỉ học lý thuyết, bản thân cũng không hiểu hết tầm quan trọng, nhưng sau này khi tham gia vào thực tế tôi mới hiểu hết lời dạy đó của cô. Tôi hiểu rằng khi tôi tạo ra một thiết kế, tôi phải đánh giá được độ khả thi của thiết kế đó, để đánh giá được độ khả thi, tôi cần kết hợp với các đồng nghiệp khác trong team ví dụ như làm việc với team dev để đánh giá về độ khả thi của kĩ thuật, làm việc với PO để đánh giá về độ phù hợp của mục tiêu sản phẩm, tiến độ cũng như nguồn lực…

Chúng tôi phải học hỏi, chia sẻ cùng nhau, cùng nhau chấp nhận những thiếu sót và sửa đổi, bổ trợ cho nhau từ đó cùng nhau phát triển.

Một điều tuyệt vời khác tôi nhận ra nữa đó, là những lời hướng dẫn trên không chỉ áp dụng trong công việc mà còn có thể áp dụng trong những tình huống khác trong đời sống công sở. Ví dụ như khi tôi viết bài viết này tôi cũng đã dành thời gian tham khảo từ các đồng nghiệp của tôi như bạn Đức Anh, bạn Hà Mai. Sau những lời góp ý của các bạn, tôi đã điều chỉnh bài viết của mình, kết quả bài viết của tôi đã tốt hơn, chi tiết hơn, cụ thể hoá hơn bởi những sự góp ý chân thành, thiết thực và tâm huyết của các bạn.

Khi tin tưởng và phối hợp cùng các đồng nghiệp của mình, tôi sẽ có thêm một cơ sở vững chắc để dựa vào, và phát triển công việc của mình theo đúng mục tiêu đã đề ra. 

Hãy cùng nhau trao đổi, giao tiếp dựa trên tinh thần tự do, tự giác thảo luận các ý tưởng mà không sợ phê bình với thái độ tiêu cực, cũng như hãy lắng nghe, nhìn nhận và hiểu cho vị trí của nhau giữa các đồng nghiệp sẽ tạo ra một môi trường làm việc thân thiện, năng xuất và hiệu quả. 

Nâng cao giá trị cho người khác chính là bạn đang nâng cao giá trị cho bản thân mình

Giáo viên đầu tiên dạy tôi về đồ hoạ đã chia sẻ với cá nhân tôi rằng: “Nếu em thực sự giỏi, thì đừng sợ chia sẻ. Người giỏi là người không bao giờ giấu kiến thức vì sợ người khác vượt qua mình.” Vì thế khi tôi bước những bước chân đầu tiên vào nghề, tôi đã không ngừng học hỏi, cũng như chia sẻ với những người xung quanh về các vấn đề tôi biết. Không phải vì tôi nghĩ mình đủ giỏi để chia sẻ, mà đơn giản điều này giúp tôi tiến bộ hơn mỗi ngày nhờ sự bổ sung của các bạn đồng nghiệp, cũng như việc chia sẻ lại kiến thức giúp tôi nhớ lâu hơn và hiểu nó ngày càng kĩ càng hơn. Bên cạnh đó, tôi thấy bản thân mình cũng khá may mắn, khi luôn tiếp nhận được những chia sẻ chân thành từ những người đi trước từ đó phát triển bản thân mình tốt hơn, vì thế tôi luôn cố gắng làm điều tương tự với những người đi sau tôi nếu họ cần tôi.

Bên cạnh đó việc nâng cao giá trị cho đồng nghiệp  cũng giúp chúng ta củng cố niềm tin của họ, từ đó tạo nên sự đoàn kết  vì mục tiêu chung. Hãy nhớ rằng, niềm tin là điều không thể thiếu trong một tổ chức, để giành chiến thắng hoặc tạo ra thành tựu mỗi người trong nhóm cần phải tin tưởng và bổ trợ lẫn nhau. 

Tất nhiên việc kết nối, chia sẻ, phát triển và giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm không phải khi nào cũng thuận lợi. Hầu hết các nhóm hoạt động đều có xung đột xảy ra. Mọi mối quan hệ đều có thể xảy ra căng thẳng, nhưng chúng ta đều có thể giải quyết những xung đột đó bằng việc đặt mục tiêu chung và sự cùng phát triển của nhóm lên trên hết.

Tôi xin phép trích dẫn một trích đoạn phát biểu của một người quản lý một giáo đoàn hơn hai mươi ngàn người mà tôi rất tâm đắc được viết trong cuốn sách tôi đang đọc về việc xây dựng giao tiếp hiệu quả trong nhóm như sau: “Tôi có thể có cuộc tranh luận gay gắt trong cuộc họp với một ai đó, nhưng đó là vì chúng tôi đặt lợi ích nhóm lên trên, chúng tôi cùng nhau tìm ra giải pháp, rồi chúng tôi sẽ quay lại thân thiện sau buổi họp và nói, “tôi rất vui vì được làm việc chung nhóm với bạn”. Chúng tôi biết vấn đề sẽ không được giải quyết với mâu thuẫn”. Đây chính là những gì tôi đã trải qua trong quá trình làm dự án TailorKit.

Lời kết

Một lần nữa tôi tin rằng kĩ năng giao tiếp là một kĩ năng quan trọng mà tất cả chúng ta đều nên rèn luyện và phát triển nó mỗi ngày. Kĩ năng giao tiếp không chỉ giúp chúng ta thành công trong công việc mà còn giúp chúng ta rèn luyện tư duy phản biện cũng như giảm thiểu được những căng thẳng của bản thân. Chúng ta sẽ trở nên tự tin, quyết đoán hơn từ đó nâng cao năng lực và trách nhiệm trong nhiều hoàn cảnh khác nhau.