Nhân tố thúc đẩy design process: Sự cộng tác

Vấn đề

BraveBits là một công ty có mức độ trưởng thành UX ở cấp độ 4 dựa trên mô hình 6 cấp độ của UX maturity. Ở cấp độ này, đội ngũ thiết kế đã trở thành một phần không thể thiếu trong các nhóm sản phẩm. Mặc dù UX đã được chú trọng hơn, chúng tôi vẫn gặp phải một số vấn đề trong quá trình vận hành quy trình thiết kế. Bài viết này sẽ đề cập đến hai vấn đề chính: thiếu thông tin và tư duy thiết kế yếu.

Thiếu Thông Tin

Các nhà thiết kế thường nhảy ngay vào giải pháp thiết kế mà không xem xét các khía cạnh kinh doanh và công nghệ. Mặc dù giải pháp có thể tốt từ góc nhìn của người dùng, nhưng lại gặp vấn đề về tính khả thi hoặc chi phí sản xuất cao.

Nguyên nhân có thể là do các brief ban đầu mơ hồ, thiếu dữ liệu cần thiết hoặc các nhà thiết kế không chủ động thu thập thông tin.

Tư Duy Thiết Kế Yếu

Các vòng lặp thiết kế (iteration) chậm xảy ra khi các nhà thiết kế chuyển từ brief sang giải pháp thiết kế quá nhanh mà không xác nhận với các stakeholders. Điều này thường dẫn đến việc concept thiết kế bị từ chối, buộc nhà thiết kế phải bắt đầu lại từ đầu.

Bị mắc kẹt ở một bước cụ thể mà không biết phải làm gì tiếp theo và không thể đưa ra quyết định để thoát khỏi tình trạng đó.

Cả hai vấn đề này đều tiêu tốn nhiều thời gian và nguồn lực, dẫn đến tình trạng tắc nghẽn trong quá trình phát triển sản phẩm.

Phân Tích Vấn Đề

Một sản phẩm thành công cần cân bằng ba yếu tố: UX, Tech, và Business.

Để đưa ra một giải pháp toàn diện, cần có sự tham gia của nhiều bên:

• PO cung cấp định hướng sản phẩm
• Engineer quyết định về công nghệ áp dụng và chi phí thực hiện
• DL/DM xác nhận giải pháp từ góc độ UX
• Marketer cung cấp thông tin về cách giải pháp tiếp cận người dùng.

Quy trình thiết kế là điểm khởi đầu và là nơi kết nối giữa kinh doanh, người dùng và công nghệ. Nếu quy trình thiết kế không hiệu quả, toàn bộ chuỗi sản xuất sẽ bị ảnh hưởng. Do đó, nhà thiết kế cần là cầu nối, sử dụng quy trình thiết kế như một công cụ để kết nối các yếu tố này, với sự hợp tác là yếu tố then chốt.

Giải Pháp

Đảm Bảo Hiểu Rõ Tất Cả Yêu Cầu

Nếu brief không rõ ràng hoặc chỉ bao gồm user story, hãy tìm hiểu rõ với PO để có được cái nhìn toàn diện. Đặt các câu hỏi như:

• Mục tiêu của công ty hoặc sản phẩm là gì?
• Nguồn lực (thời gian, nhân lực) mà chúng ta có là gì?
• Định nghĩa hoàn thành là gì?

Có một cái nhìn rõ ràng sẽ giúp bạn tạo ra các giải pháp chính xác, hiệu quả và có mục đích hơn.

Xây Dựng Mối Quan Hệ với Stakeholders

Thiết lập mối quan hệ với các stakeholders như PO, Engineer, Marketer. Hiểu vai trò và quyền hạn của họ trong mỗi giai đoạn và biết khi nào cần hợp tác với ai để đạt hiệu quả tốt nhất cho quy trình thiết kế.

Ví dụ:

• Làm việc chặt chẽ với PO trong các giai đoạn chuyển đổi để đảm bảo tầm nhìn thống nhất.
• Hợp tác với Engineer để khám phá các công nghệ và áp dụng chúng vào giải pháp.
• Làm việc chặt chẽ với Design Lead/ Design Manager trong suốt quá trình để đảm bảo tính đúng đắn của thiết kế.

Giao Tiếp Hiệu Quả

• Đảm bảo thông tin được truyền đạt liên tục trong toàn bộ quá trình phát triển. Đồng bộ ngay với team về các thông tin mới để họ nhận thức và cập nhật kịp thời.
• Phương tiện hợp tác không quan trọng về hình thức, miễn là nó hiệu quả. Bạn không muốn ngồi vẽ trên Figma ba tiếng đồng hồ, sau đó mang đi thảo luận và cuối cùng phải xóa hết toàn bộ và làm lại từ đầu. Chọn hình thức nhanh, trực diện và hiệu quả nhất. Ví dụ: một đoạn tin nhắn trên Slack hoặc một buổi họp ngắn 15 phút với một bản vẽ nhanh để xác nhận vấn đề.
• Kỹ sư, PO, Marketer không phải là nhà thiết kế. Việc hình ảnh hóa các khái niệm trừu tượng sẽ làm cho quá trình hợp tác mượt mà hơn nhiều. Bạn có thể sử dụng lo-fi wireframes, sketches, user flows, IA,…

Tổng Kết